Квадрат эйзенхауэра: сосредоточьтесь на важном, отбросьте несущественное

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Некоторые скептики считают, что матрица Эйзенхауэра подходит только руководителям, тогда как простой служащий, рабочий или домохозяйка не смогут использовать ее на практике (что неверно – матрица универсальна, это мы доказали, взяв в качестве примера дела массажиста, а не бизнесмена).

В действительности же вопрос стоит не о возможности или невозможности использования матрицы, а в целесообразности ее применения.

Систему Эйзенхауэра используют для планирования на каждый день. То есть речь идет не о долгосрочных планах (построить дом, съездить в отпуск, окончить университет), а о текущих задачах.

С одной стороны, если ежедневных задач у человека так мало, что его память с легкостью справляется с ними – применять таблицу ни к чему. Например, все планы работника на день состоят в том, чтобы отсидеть на работе свои восемь часов, а вечером попить пива с друзьями. Эта таблица не для таких людей.

С другой стороны, если человек имеет цели по всем аспектам своей жизни – в работе, учебе, саморазвитии, семье, хобби, если он стремится быть хозяином своего времени, а не плыть по его течению– у такого человека всегда много ежедневных задач. И так как он не хочет упустить их из виду – эта матрица для него.

Не удивляйтесь, если поначалу вам будет непросто распределять дела по квадрантам. В тот момент, когда вы задумываетесь и делаете это, вы учитесь. А обучение чему-то ценному всегда сопряжено с определенными усилиями.

Не отчаивайтесь – проработав с таблицей несколько дней подряд, вы приобретете навык, который перейдет в умение. Впоследствии расстановка приоритетов дойдет до автоматизма.

Итак, подведем итог.

Матрица Эйзенхауэра создана для таких как вы, если:

Вам постоянно приходится делать выбор, за какую задачу взяться в первую очередь;
Вы готовы лучше познакомиться с самим собой, готовы честно отвечать на вопросы вроде «а что для меня по-настоящему важно?»;
Вы хотите успевать как можно больше – определенно больше, чем успеваете сейчас;
Вы готовы бороться с таким своим качеством, как прокрастинация – хроническим откладыванием дел «на потом».

Как использовать матрицу?

Чтобы принимать более рациональные и осознанные решения касательно последовательности этапов, нужно понимать разницу между важными и срочными задачами.

Важные. Спросите себя: «Пострадает ли проект, если этот пункт не будет выполнен?» Важные задачи имеют долгосрочные последствия. Они оказывают серьёзное влияние на проект, и от их выполнения зависит работа других людей.

Срочные. Вас раздражает, когда кто-то нарушает дедлайны и вы выбиваетесь из графика? Нас — да. Если сдача макета была запланирована на четверг, то пришлите его в срок. В крайнем случае — заранее извинитесь и согласуйте другой день.

Матрица представляет таблицу из четырёх квадратов с двумя осями: важность и срочность. Для удобства мы советуем делать отдельные таблицы для личных и профессиональных задач

Так вы избежите путаницы и сможете выделить время для каждой сферы.

Квадрат СДЕЛАТЬ

Это приоритетные задачи, которые требуют немедленного решения. Как правило, это вопросы здоровья, кризисных ситуаций, глобальных неприятностей или те, что способствуют достижению общего прогресса.

Пример: в конце недели вы должны сдавать отчёт, а сегодня уже пятница. Задача срочная? Да. Важная? Определённо.

Квадрат ОТЛОЖИТЬ

Это долгосрочные цели, требующие внимания, но не имеющие фиксированных дедлайнов. Для них необходимо выделять время в расписании, потому что они так или иначе влияют на ваш успех. Сюда относятся вопросы саморазвития, общественные мероприятия и мелкие рабочие дела: ответы на письма, личные встречи. Выполняются по мере освобождения предыдущего квадрата.

Пример: в начале каждого квартала вы представляете клиенту дальнейшую стратегию коммуникации. Сейчас апрель, значит, до следующей сдачи у вас ещё 2 полных месяца.

Квадрат ДЕЛЕГИРОВАТЬ

Эта категория относится к задачам, которые не важны, но актуальны. Звучит нелогично, но существует ряд обязанностей, которые не способствуют вашей продуктивности, но их нужно сделать. Сюда относятся домашние дела или подготовительные этапы к более серьёзным целям. По возможности этот список лучше передать кому-то другому.

Пример: вам нужно приготовить ужин, но вы не хотите тратить на это время, поэтому заказываете еду из ресторана.

Квадрат УДАЛИТЬ

Действия из этой категории тормозят вашу продуктивность и пожирают время. Сюда относятся соцсети (если вы на них не зарабатываете), ответы на бессмысленные имейлы и прочее.

Стоит отметить, что матрица создана для координации рутинных обязанностей и не учитывает время для отдыха. Поэтому в этот квадрат помещаются задачи, которые отвлекают вас во время работы.

Пример: ваш друг выложил новый пост в Инстаграм, но если вы его откроете, то залипните на несколько часов.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости

Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное

Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Поймите принцип работы метода и применяйте его в краткосрочном планировании.

Смело применяйте таблицу Эйзенхауэра в жизни, если:

  • сложно определить первостепенную задачу, сложно понять с чего начать;
  • честны с самим собой и правдиво отвечаете на заданные вопросы при планировании;
  • хотите оптимизировать временные затраты;
  • знаете, что способны на большее, но не понимаете, как достичь лучшего результата;
  • прекращаете откладывать дела «на завтра».

Для того, чтобы добиться результата, мало изучить матрицу Эйзенхауэра. Только применяя эти знания на практике, вы увидите эффект.

Преимущества и недостатки

Матрица Эйзенхауэра имеет как достоинства, так и недостатки. Опишем и то и другое, а начнем с преимуществ.

Несмотря на свое название «матрица», подразумевающее что-то сложное, система на самом деле очень легка для понимания и применяется без какого-либо труда.
Дела, цели и задачи делятся всего на 4 категории, это помогает лучше в них ориентироваться.
Распределение задач по критериям срочности и важности позволяет отодвинуть несрочные и неважные дела на задний план, тем самым давая выдвинуться на передний важным и срочным. Так происходят анализ и фильтрация дел

Те, на которые вообще не надо тратить время, отсеиваются.
Главное преимущество – матрица позволяет сделать временные затраты максимально эффективными, что, в свою очередь, дает возможность выполнять все в заданные сроки.

Недостатки у этой системы тоже имеются.

  • Матрица малоэффективна в долгосрочном планировании. Она подходит для выполнения текущих дел или рассчитанных на ближайшее время.
  • Когда нет ежедневных целей, то в применении такой системы нет надобности.
  • Чтобы эффективно пользоваться матрицей, надо оперативно и безошибочно распределять цели по группам. Для этого необходимо понимать, каким из них можно присвоить степень «важные», а какие цели не очень важны, какие надо выполнить срочно, а какие – необязательно. Для такой тренировки нужно время, то есть матрица начинает «работать» на вас не сразу, а это минус.
  • И, как итог предыдущего пункта, могут быть ошибки с точностью присвоения делам определенного статуса.

Что это такое?

Время – это все, что у нас есть. Плохо или хорошо мы проживаем свою жизнь напрямую зависит от того, как и на что мы тратим выделенное нам время. И те, кто мечтает успеть сделать многое на своем пути, как правило, учатся эффективно распоряжаться своим временем. Управление временем (тайм-менеджмент) – это не что иное, как планирование. Именно оно помогает перестать волноваться из-за горького чувства, что времени мало, что его катастрофически не хватает и из-за этого ничего не успеть.

Когда-то поиском решения задачи эффективного планирования серьезно занялся знаменитый американский военный и политический деятель Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, он же был и президентом США. И ему удалось найти решение этой задачи, он даже придумал свою систему управления временем.

Так уж повелось, что человеческий мозг легче и лучше воспринимает структурированную информацию, то есть приведенную в какую-то определенную систему, разбитую по полочкам. При этом неплохо было бы эти полочки визуализировать, сделать наглядными, например, с помощью каких-то схем или диаграмм. Именно такой принцип распределения дел и лежит в основе матрицы Эйзенхауэра, которая является одним из ведущих методов теории эффективного управления временем.

Визуализация плана дел и действий с помощью матрицы происходит очень просто. Начертите на бумаге квадрат, разделите его двумя перпендикулярными линиями на четыре равных поля. Должно получиться окошко с решеткой в виде креста

Эти поля разобьют ваши дела на 4 группы, каждая из которых будет зависеть от признаков важности/неважности и срочности/несрочности. Образовавшиеся от пересечения линий поля называются квадрантами (математическое понятие) и обозначаются следующим образом:

  • квадрант А (важные и срочные задачи);
  • квадрант В (важные, но не срочные задачи);
  • квадрант С (не важные, но срочные задачи);
  • квадрант D (неважные и несрочные задачи).

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов

«Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал

Пример дел из сектора А:

  • Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
  • Вызов сантехника из-за порыва в трубе
  • Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
  • Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрат Эйзенхауэра Принципы планирования

«Срочные дела, как правило, не самые важные, а важные — не самые срочные». Д.Эйзенхауэр. Цейтнот. Нехватка времени. Ничего не успеваю. Слова знакомые многим. Мы тратим кучу времени и сил на тушение «пожаров», борьбу с «текучкой», но она все наваливаются и наваливаются, а важные дела, продвигающие нас вперед так и не делаются.

У каждого человека в сутках 24 часа. Но все используют их по-разному. Одни люди находят время и на работу, и на семью, и на хобби. Другие же тонут в текучке, хватаются за все подряд и не поспевают нигде.

Почему у одних получается, а у других нет? Как все успевать?

Ответ прост — планирование и расстановка приоритетов. Это самые важные инструменты достижения цели. При грамотном планировании эффективность деятельности возрастает во много раз.

Человек, который хочет многого достичь и многое сделать непременно должен уметь грамотно планировать и расставлять приоритеты.

Прекрасный способ планирования получил название квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.

Дуайт Эйзенхауэр — американский государственный и военный деятель, президент США. Он отличался хорошими организаторскими способности, и использовал для планирования своего времени способ, впоследствии названный его именем — квадрат Эйзенхауэра или матрица Эйзенхауэра.

Суть этого метода заключается в том, что все дела, запланированные на день разбиваются на четыре квадрата:

1) квадрат несрочных/важных дел;

2) квадрат срочных/важных дел;

3) квадрат срочных/неважных дел;

4) квадрат несрочных/неважных дел.

Метод квадрат Эйзенхауэра заключается в расстановке приоритетов по степени важности и срочности на каждый день. Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра?

Как пользоваться квадратом Эйзенхауэра?

Конечно, в первую очередь нужно определить свои приоритеты, свои цели

Провести категорирование дел: определить что для вас важно/срочно, что важно/несрочно, то неважно/срочно, а что неважно/несрочно. Понять для себя, что вы будете делать в первую очередь, что во вторую, а что не будете делать вообще

Если вы испытываете проблемы с определением жизненных приоритетов, вы можете воспользоваться моим руническим раскладом для решения этой проблемы.

1. Секрет успешного планирования и эффективного достижения цели заключается в том, чтобы выполнять в первую очередь дела из первого квадрата несрочных, но важных дел, которые продвигают человека вперед и обеспечивают его будущее.

2. Необходимо стремиться к минимизации количества дел из второго квадрата срочных и важных дел. Как правило сюда попадают так называемые «пожары», которые необходимо тушить и которые отнимают много сил и нервов.

3. От дел из третьего квадрата срочных, но неважных дел лучше всего отказаться или так же свести их к минимуму.

4. Наконец, дела из четвертого квадрата несрочных и неважных дел оптимальнее всего отдать поручить другим людям, службам или автоматизированным сервисам.

Я использую квадрат Эйзенхауэра уже 2 месяца и с удовлетворением отмечаю для себя, что в последнее время я спокойно и методично занимаюсь преимущественно важными, но несрочными делами, которые планомерно продвигают меня к моим целям. А всевозможная текучка и нервотрепка практически сошли на нет.

Я хочу, чтобы как можно больше людей умели грамотно планировать свои дела и добиваться своих целей.

Поэтому я решил и подготовил PDF файл с квадратом Эйзенхауэра, который вам остается только скачать, распечатать и использовать.

Скачать ежедневник Эйзенхаура можно ЗДЕСЬ.

Скачать ежедневник Эйзенхаура чёрно-белую версию (экономичнее распечатывать) можно ЗДЕСЬ.

Вы можете использовать квадрат Эйзенхауэра как для ежедневного, так и для еженедельного и даже ежемесячного планирования. Пробуйте, экспериментируйте. Успехов вам во всех ваших начинаниях и делах!

16Поделились

Пример

Рассмотрим на примере, как могут выглядеть ежедневные записи по системе Эйзенхауэра.

Группа срочных и важных дел:

  • отогнать автомобиль на СТО для проведения ремонта, так как он нужен мне для работы;
  • сдать квартальный отчет;
  • разобраться с проблемой, возникшей с банковской картой.

Группа не срочных, но важных дел:

  • разработать новую тему и наметить основные направления нового проекта;
  • бросить курить;
  • выучить английский;
  • купить абонемент в спортзал.

Группа срочных, но не важных дел:

  • сходить на юбилей Сан Саныча из юридического отдела;
  • поздравить всех в соцсетях с первым днем весны.

Группа несрочных и неважных дел:

  • навести порядок в шкафу;
  • разобрать вещи на антресоли;
  • досмотреть сериал;
  • поиграть с попугаем.

Матрицу Эйзенхауэра можно сравнить с очистительной системой, фильтром, который позволяет избавиться от ненужных дел. Вначале вам может потребоваться составлять ее ежедневно, но с накоплением опыта вы станете чувствовать на уровне интуиции, какое дело к какой категории относится. И как только такая система управления временем будет освоена, и вы научитесь эффективно ее использовать, а также правильно распределять дела по квадрантам, то сразу ощутите прилив свободы. Вы начнете успевать все делать вовремя и при этом не спешить, ваша жизнь будет приведена в норму, цели, кажущиеся недосягаемыми, вдруг станут достигаться. А вам будет гарантировано наличие отличного состояния и приподнятого настроения, энергии и бодрости.

Дисциплина – вот основа успешности

Наверняка вы обращали внимание на таких людей, у которых отсутствуют подобные качества, они пребывают в нескончаемой круговерти бесконечных «дел», все время занимаются чем-то пустым, бессмысленным, но, по их утверждениям, невозможно важным. И вид этих людей постоянно уставший, измученный, потерянный, несчастный

Они всегда раздражены, суетливы и беспокойны.

Если вы не хотите быть такими и не желаете вызывать у людей только сочувствие и жалость, то надо действовать по принципу от противного. Если у них так все происходит, а вы хотите противоположных результатов, то и действовать надо противоположными способами. А именно: привести в порядок дисциплину, овладеть приемами самоорганизованности, придерживаться четких планов, графиков и режимов, ясно понимать, когда и чем надо заниматься, а главное, для чего все это, какова цель. А матрица Эйзенхауэра станет для вас в этих делах прекрасным помощником.

Ведь недаром ее основатель, чье имя она носит, смог построить такую головокружительную карьеру и стать одним из самых знаменитых и любимых американским народом президентов, а также очень успешным военным деятелем. И все это несмотря на то, что родился этот великий человек в бедной семье. С таких людей можно смело брать пример и пользоваться придуманными ими инструментами.

Матрица Эйзенхауэра

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США — Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y — их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности

Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

  • сверху — все срочные дела;
  • справа — все важные дела;
  • снизу — все не срочные дела;
  • слева — все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется «вопрос жизни и смерти».

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит «пихать» в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется «форс-мажор».

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы — от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не «поджимает», и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа

Если на календаре 20 число — это просто важное дело, а если 24 — уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином — «пожиратели времени».

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

Теперь вы знаете, что такое матрица Эйзенхауэра, и как правильно расставлять приоритеты в работе и личных делах с ее помощью. Кстати, этот метод расстановки приоритетов можно использовать в самых разных сферах человеческой жизнедеятельности. Например, даже в управлении личными финансами для оптимизации расходов (подробнее об этом в статье Оптимизация расходов).

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на Финансовом гении — сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.

Матрица управления временем Стивена Кови

Стивен Кови был одним из немногих людей планеты, кто знал, как правильно распорядиться каждой минутой времени.

Кови работал над авторской системой тайм-менеджмента в течение нескольких лет, вложив в неё весь практический опыт, что он накопил за сотни, а может быть и тысячи, консультаций бизнесменов и просто деловых людей, кто мечтает выжимать из времени всё. До самой последней капли.

Стивен написал несколько книг по продуктивности. Самая известная «Семь навыков высокоэффективных людей». В ней описываются привычки, которых нужно придерживаться, чтобы стать более результативным.

Коротко о каждой из привычек:

Будьте проактивны

Изменяйте мир вокруг себя, чтобы создать комфортную среду для достижения целей, самореализации и созидания
Не обращайте внимание на факторы, которые неподвластны вам, например, политика
Начинайте действовать, представляя конечную цель. Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
Составьте матрицу управления временем
и отдавайте приоритет важным и одновременно с этим несрочным делам

Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
Составьте матрицу управления временем
и отдавайте приоритет важным и одновременно с этим несрочным делам

Действуйте исходя из стратегии Win-Win
(выиграл-выиграл).

В любой проблеме всегда 2 стороны (участника)
Думайте, как решить её одновременно и наиболее выгодно для всех

Сначала стремитесь понять человека, быть понятым — это дело второй важности. Развивайте эмпатическое слушание — принятие от человека эмоций, чувств, а не только слов. И не забывайте отдавать свои
Стремитесь поймать синергетический эффект

Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей. Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде
Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)

И не забывайте отдавать свои
Стремитесь поймать синергетический эффект. Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей. Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде
Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)

Самый интересный и необычный пункт из вышеперечисленных — это третий пункт: «Матрица времени».

Что такое матрица управления временем и как с ней работать

Матрица — это шаблон, по которому можно определять очерёдность выполнения задач.

Физически матрица
представляет собой квадрат, разделённый на 4 более мелких квадрата

По горизонтали измеряется срочность
, а по вертикали — важность

Аналоги

Есть разные типы матриц Эйзенхауэра.

«Сила — отдача»

Здесь изменены критерии матрицы Эйзенхауэра: вместо осей «важность» и «срочность» — оси «сколько сил занимает эта задача» и «какой она дает результат, какова отдача от нее». Таким образом получаются следующие квадранты:

Таким образом получаются следующие квадранты:

1. Квадрант А — задача отнимает много сил, но дает много отдачи.

Например, подготовить презентацию для представления компании спонсорам. Это занимает много сил: поднять всю необходимую информацию, структурировать, оформить в презентацию, проверить на ошибки, согласовать с руководителем… Но высока и отдача: вас отметят как исполнительного сотрудника, презентация поможет привлечь спонсоров. Поэтому такие задачи необходимо делать в первую очередь, пока вы еще полны сил и способны на сфокусированную работу, чтобы в итоге она принесла вам большую отдачу.

2. Квадрант В — мало сил и много отдачи.

Например, ваши рабочие обязанности, которые вы уже отточили до автоматизма и можете выполнять, не задумываясь, почти не тратя на них ресурсы

Их нужно выполнять после основной, самой затратной по ресурсам задачи, когда силы еще есть, но их уже не так много, чтобы сосредоточиться на чем-то очень важном

3. Квадрант С — занимает много сил и дает мало отдачи.

Часто это тяжелая работа, которую вы вынуждены выполнять, но которая вам тяжело дается, «темный сегмент» ваших рабочих обязанностей, например, бюрократия. Или ненужные, но выматывающие совещания, телефонные звонки, решение юридических вопросов. Такие задачи предлагается делегировать: другому человеку, более компетентному, или обладающему другим складом характера, они дадутся легче, а вы освободите время для более приоритетных задач.

4. Квадрант D — занимает мало сил, но и отдачи дает мало.

Часто это бытовые дела: вроде бы и несложно помыть посуду, но и радости от нее никакой. Такие задачи предлагается либо оптимизировать (выделить час в день, чтобы не распыляться на них в течение оставшегося дня), либо автоматизировать, либо делегировать, либо удалить.

Упрощенная версия: АВС

Автор этой концепции предложил отойти от построения сложных таблиц и критериев и просто присвоить каждой задаче буквенное обозначение: А — важно, сделать сейчас, В — сделать потом, С — делегировать или выбросить. И никаких тонкостей

Более усложненные типы матрицы предлагают добавить пункт «это могу сделать только я, это моя компетенция, прерогатива, ответственность?» (либо «это значимо лично для меня?»)

Если ответ «да» — вы выполняете эту задачу, если ответ «нет» — делегируете, чтобы сфокусироваться на более важном. Подходит руководителям, предпринимателям, у которых много задач, такой параметр помогает их жестко отсеивать

В заключении

Матрица Эйзенхауэра — простой и удобный инструмент, помогающий планировать свой день.

Краткая пошаговая инструкция к инструменту:

Записываете список дел на день;
Определяете их по четырем секторам: «важно и срочно», «важно, но не срочно», «срочно, но неважно», «не срочно и неважно».
Важное и срочное — выполняете в первую очередь.
Важное, но не срочное — во вторую.
Срочное, но неважное — делегируете или автоматизируете.
Неважное и несрочное — выполняете после более приоритетных задач.

В чем польза: помогает расставить приоритеты, понять, что нужно сделать сначала, а что потом, наводит порядок в голове, помогает не отвлекаться на задачи, поступающие «извне», фокусироваться на том, что приоритетно лично для вас.

Неочевидная польза: если вы длительное время используете этот инструмент, то сможете проанализировать, почему у вас не получается планировать день так, чтобы в конце испытывать удовлетворение.

Как проанализировать: посмотреть, в каком квадранте вы проводите больше всего времени, задачи какого квадранте отнимают большую часть вашего дня. Таким образом матрица Эйзенхауэра становится еще и полезным инструментом для контроля над собственной жизнью и ее анализа.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector